档案会员系统操作指南：轻松掌握会员管理流程，引领智能时代新篇章迈向2025年档案管理系统变革

一、软硬件配置

为了建立会员系统，门店需要购买软件和硬件。商家可以选择专业的收银机，并购买相应的会员管理系统软件，如富掌柜会员管理系统。

二、定制会员卡

会员卡有实体卡和电子卡两种形式。实体卡如同银行卡大小，可以放在钱包或卡包里。大型连锁门店通常使用实体卡。电子卡则是存放在手机电子卡包或微信上的虚拟电子会员卡。两种卡在功能上没有区别，可以根据自身需求进行定制。

三、发放会员卡

顾客到店消费时，可以发放会员卡，将其基础信息录入会员系统，形成会员档案。通过实体卡或电子虚拟卡的形式发放。拥有会员后，可以根据不同的会员进行精准营销，刺激二次消费，锁定客源。

四、设置会员制度

在会员系统内设定好会员制度，如等级、折扣、优惠等。顾客到店消费达到既定规则即可享受相应的优惠折扣。好的会员系统应提供管理、物品管理、人员权限管理、会员管理、收银管理、报表管理、消费管理等功能。

会员系统还针对有产品代理体系的经销商设计。当浏览者访问公司站点时，如果是普通用户，看到的价格是零售价；如果是公司的子级经销商（也叫会员），看到的就是批发价。还可以通过此功能方便地联系会员。

五、会员管理系统的功能

会员管理系统主要包括以下几个部分：

1. 会员信息采集与会员管理：帮助商户采集并且管理会员信息，提供完全电子化的会员数据管理。支持自定义会员卡类型，分类明确，方便查询和管理各类会员数据。

2. 提供各种会员信息采集工具，满足企业不同工作环境下的要求。支持企业对会员卡类型的自定义设定，如个人卡、关联卡、团体卡等。支持会员卡的挂失、取消挂失、冻结、解冻等金融操作。提供全接触服务，如生日提醒、纪念日提醒等。

3. 会员储值与消费：企业可随时为会员卡充值，资金即时到账，即时可消费。提供多种储值方式，如银行卡充值、门店终端充值等。在消费时，系统自动计算折扣和记录积分。提供消费记录的查询报表。

4. 会员积分与兑换：支持会员卡的积分记录、查询、兑换等功能。商户可根据终端和消费情况自定义积分规则。实时记录积分，并查询积分情况。

这个强大的系统能满足不同行业的会员管理和服务需求，操作简单且交易准确。通过多级服务体系，特别适用于跨区域连锁服务企业。

六、制定程序手册

为了管理和运营会员卡中心，需要有相应的程序手册来指导日常工作。程序手册应涵盖营业和管制方面的规范设计制定等内容并考虑关键问题来制定解决方案的程序手册会成为职工培训的参考材料和日常工作的指导方针为了保证程序手册的实用性需要考虑顾客服务和盈利发行营业管制管理报告表格设计等重要因素此外程序手册的内容应包括营业额统计报告会员卡统计报告服务表现报告等以监督服务水平提高服务质量适应市场竞争的需求。表格设计”集中介绍各部门使用的表格是用于市场推广和销售、服务的各种表格：

①会员卡申请表

有两种形式的会员专申请表，一种用于基本卡，另一种用于附属卡。基本卡申请表由要求申请信用卡的人填写，附属卡申访表由基本持卡人使用用于在其帐户上申请附属卡。此表应提供足够的信息，以利于营业部门的信用调查与评估、这些表格的设计应能够用于计算机资料的输入和持卡入主婴档案的产生。对于市场推广申请表简单则更有效，但管理和信用管制的霄裹在表的设计中必须加以考虑。设计会员的申请表格，力争将会员的详细资料聚集在表中。

②销售单

统计会员购买商品的资料，依商品类别列举，为未来的库存、进货、销售作准备。

③存款单

会员存入帐户钱款的单据。此表采用不同颜色一式两份表格，商户一份，会员中心一份，表上明确指明接受方。

④会员付款通知

会员系统的财务控制费用。这里主要介绍信用卡发行者所应收取的各项费用。这些费用是信用卡发行机构利润的一个完整部分。具体费用包括加入费、年费、年费——附属卡、逾期付款的罚款、超越限额的利息、服务费、补换新卡费等。

个人档案收集有以下10大类材料：

第一类：履历材料

1. 干部、后备干部（提拔）、党群机关工作人员、国家公务员、工人。教师、学生、公安人员、医务人员、博士后、研究人员、工作队员、学员等各类人员的履历表、登记表、简历表；

2. 军人履历书，在重新装订时可按履历、自传、鉴定、政历问题审查结构四个部分分别归入一、二、三、五类。其第一类履历部分可包括本人履历、家庭情况、爱人情况、社会关系。军衔等级登记表等项、中间空白页如不影响材料内容的可以取出；

3. 主要反映个人经历的各类登记表、调查表、审查表；

4. 个人参加革命活动简历材料；

5. 更改姓名材料（包括个人报告、组织批复、旁证材料）；

6. 其他由本人填写反映个人经历情况的各种表格；

7. 履历表、简历表中兼有组织鉴定、意见等其他内容的，可按其主要内容、材料性质归入第一、三、九类。

第二类：自传材料

1. 干部本人在各个时期所写的自传；

2. 其他由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料。

第三类：鉴定、考核、考察材料

1. 个人鉴定；

2. 干部、党群机关工作人员、国家公务员党员、团员、学生等各类人员的鉴定材料；

3. 毕业、结业、出国、出境、调动、疗养、劳动鉴定及其他一些鉴定性质的材料；

4. 组织正式出具的鉴定性干部表现情况材料；

5. 民主评议干部的综合材料；

6. 党员民主评议表；

7. 干部任职考察综合材料，组织审定的考察材料(考察材料附干部任免表后的归入九类)；

8. 领导干部年度工作考核表，年度考核登记表（国家公务员年度考核登记表）；

9. 高等学校招生政治思想品德考察表;

10. 干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。反映千部学历才识、专业技术方面情况的其他材料。

第五类：政治历史情况审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）

1. 有关干部本人历史重要关节问题的审查材料（审查材料是指包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料）；

2. 党籍、党龄、国籍、参加革命工作时间的审查材料（个人申请、组织审查报告及所依据的材料、上级批复等材料）；

3. 更改民族、出生日期、家庭出身、本人成份的审查材料（个人申请、调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、主要证明材料）；

4. 家庭成员及主要社会关系的证明材料、通知、决定或复查意见等（父母亲走资派通知、决定归入十类）.;

5. 带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表;

6. 各类学校学生（考生〕政治情况审查表;

7. 应征公民政治情况登记表；

8. 干部爱人情况登记表；

9. 入伍时间批注、入伍时间证明；

10. 政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，一律放第八类，凡未给予处分的，以政治历史问题为主，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。

第六类：参加国、共青团及派的材料

1. 中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书，退团报告和上级团组织批复；

2. 团员登记表、团员民主评议申请登记表；

3. 中国入党志愿书，入党申请书（1—2份），转正申请书；

4. 培养对象考察表；

5. 中国党员登记表，党员重新登记表；

6. 民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表；

7. 党员暂缓登记表，认定不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;

8. 取消预备党员资格的材料：如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在“入党志愿书”中注明取消预备党员资格的，经有关党委批准盖章后，其“入党志愿书”归干部档案（并在目录上注明已取消预备党员资格），以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员的，只收集单行材料归档，不再收集“人党志愿书”归档。

9. 保留中国党员籍的批复及报告；

10. 退党材料；

11. 加入派的材料，一般只收集一份登记表（申请书或批准吸收为该党派人员的通知材料）之类的材料即可，不需要收集全部过程的材料。

第七类：奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）

1. 正式命名授予各种荣誉称号的审批（呈报）表和事迹材料，如劳动模范、战斗英雄、三八红旗手、新长征突击手、有突出贡献优秀专家、国家科技奖、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党团员等；

2. 先进工作者审批表，事迹材料；

3. 立功受勋，嘉奖表彰材料；

4. 创造发明事迹奖励材料；

5. 各种业务、技术奖励材料；

6. 授予各系统三十年荣誉证书登记表。

第八类：处分材料（包括甄别、复查材料，免予处分的处理意见）

1. 处分决定（免予处分的处理意见），上报批复，本人对处分、处理的意见和检查、交代材料;

2. 清查“文革”中“三种人”的审查结论，综合报告，处分决定，上报批复，本人对审查结论、处分的意见及检查材料。

3. “文革”中犯有一般性错误的上级批复、决定、报告、专题考察材料。主要证明材料；

4. 行政处分材料，如记过、记大过等材料;

5. 通报批评材料;

6. 法院的刑事判决书；

7. 劳动教养审批材料；

8. 撤销处分材料；

9. 虽不作处分，但错误比较严重，如道德品质、生活作风、经济等问题，并经组织查实，本人也有交代的材料；

10. 原定“右派”、“中右”或因“右派言行”受处分，经复查改正的，其复查结论、报告和所依据的主要证明材料，以及原结论（或决定）材料（其他材料抽出销毁，其中少数有其他问题的，有关的原主要证明材料，仍应存于本人档案）;经复查仍维持原结论的，其档案材料不做处理。

第二类：因公出国（境）人员相关备案文件

除了以上提到的类别，还有一些其他的文件需要备案。

第一类：会议代表相关登记表

（1）参加县团或相当于县团级以上单位的党代会、、工会、妇联、共青团代表会议及派会议的代表登记表；

（2）政协委员的提名表格。

第十类：其他可供组织参考的材料

这些材料可以作为组织上对个人进行评估和参考的依据。

1. 患有严重慢性疾病或身体残疾的体验报告、工伤致残诊断书以及确定残疾等级的相关材料；

2. 新录用干部、党群机关工作人员、国家公务员的体检表以及毕业生分配工作时的体检表；

3. 民事纠纷的调解书、判决书以及离婚相关材料；

4. 工会会员及各种协会的成员、理事登记表格；

5. 领取《独生子女证》的登记表格；

6. 过去历次运动中个人总结、思想检查（有组织鉴定的归于第三类）；

7. 干部逝世后相关的报纸报道、讣告、悼词或生平描述；

8. 专业技术干部的农村家属迁往城镇的申请表格；

9. 非正常死亡的调查报告以及相关的遗书等文件；

10. 其他对考察了解个人有参考价值的材料。